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Informativa sul trattamento dei dati personali – Segnalante (Whistleblower)

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 e 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 E DEL D.LGS. 196/2003 NOVELLATO DAL D.LGS. 101/2018 E DICHIARAZIONE DI CONSENSO

SEGNALANTE (WHISTLEBLOWER)

 

PREMESSA

Con il Regolamento UE 2016/679 e il D.lgs. 196/2003 novellato dal D.lgs. 101/2018, recanti disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, BIBIONE SPIAGGIA SRL, con sede legale in via del Mare 2 – 30020 San Michele al Tagliamento (VE), titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali a noi da Lei forniti.

FONTE DEI DATI, FINALITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

  1. I dati acquisiti da BIBIONE SPIAGGIA SRL, titolare trattamento, sono forniti dirittamente dall’interessato stesso o da noi richiesti.
  2. I dati da Lei forniti verranno trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni (canale interno) di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dall’Ente/Società, per tali intendendosi la violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente – interna ed esterna – e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili ai soggetti identificati dalle normativa di riferimento
  3. Il trattamento sarà effettuato sia attraverso strumenti informatici che in modo manuale ad opera di soggetti appositamente incaricati.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

La base giuridica di tale trattamento è rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679 (adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento), in particolare in riferimento all’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e ulteriore normativa vigente applicabile al Titolare del trattamento.

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Per le finalità indicate il conferimento dei dati è facoltativo, in quanto le segnalazioni possono essere effettuate in modo anonimo. Si specifica tuttavia che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solamente se l’oggetto della segnalazione è sufficientemente circostanziato da consentire l’instaurazione di un’istruttoria.

Il Whistleblower è pertanto tenuto a specificare se “acconsente la rivelazione della propria identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione”. Tale possibilità viene garantita al segnalante in fase di elaborazione della segnalazione. Qualora il segnalante decidesse di non acconsentire tale trattamento, la segnalazione verrà condivisa (ove applicabile) solo con il designato interno o facilitatore. Base giuridica del trattamento: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità – art. 6 par.1 lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Al fine di gestire le segnalazioni possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati:

  • dati identificativi, indirizzo ed altri recapiti, codice fiscale, ruolo;
  • categorie particolari di dati personali;
  • dati personali relativi a condanne penali e reati;
  • ogni altra informazione riferita al segnalato che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione.

I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo con il Titolare del trattamento, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti, nel rispetto della normativa vigente. Le figure competenti alla verifica preliminare e gestione della segnalazione vi provvederanno nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI I DATI POSSONO ESSERE COMUNICATI

  1. I dati non saranno oggetto di diffusione a terzi;
  2. Qualora, all’esito della verifica, si ravvisino elementi di fondatezza del fatto segnalato, il Responsabile incaricato della gestione delle segnalazioni provvederà a trasmettere l’esito dell’accertamento al soggetto competente individuato fra i seguenti a seconda delle necessità concrete, per approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza:
  3. alla Direzione aziendale, affinché sia espletato, ove ne ricorrano i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare o ulteriori provvedimenti e/o azioni ritenuti necessari, anche a tutela della nostra società;
  4. all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC.
  5. ad ogni altro soggetto previsto dalla normativa vigente di riferimento

TRASFERIMENTI DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

I dati saranno conservati nei nostri server aziendali e nei nostri archivi cartacei e comunque sul territorio europeo per i trattamenti affidati a terzi o per i servizi di delocalizzazione del data center. Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali raccolti per le finalità di cui sopra saranno conservati per 5 anni ovvero il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

I diritti di cui agli artt.15-22 del Regolamento UE 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art.2 undecies lett.f) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196. L’art.2 undecies, rubricato “Limitazioni ai diritti dell’interessato” stabilisce che i diritti previsti dal Regolamento UE 2016/679 agli artt.15-22 non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla “riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, ovvero che segnala violazioni ai sensi degli articoli 52-bis e 52-ter del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, o degli articoli 4-undecies e 4-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.” (disposizione introdotta nel Codice Privacy dallo stesso decreto 24/2023 e che avrà efficacia a decorrere dal 15 luglio 2023).

Qualora ritenga che i suoi diritti sono stati violati, Lei ha la facoltà e il diritto di esporre reclamo all’Autorità Garante per la tutela dei Dati Personali: www.garanteprivacy.it

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è: BIBIONE SPIAGGIA SRL, con sede legale in via del Mare 2 – 30020 San Michele al Tagliamento (VE) contattabile ai recapiti indicati sulla presente informativa.